... Wie motiviert Messemannschaften ihre Aufgaben erfüllen, hängt in starkem Maße von der Vorbereitung, der Messe-Einstimmung des Standpersonals ab. ...

... Ein Kardinalfehler: Der Zeitpunkt des Messetrainings wird oft zu kurzfristig angesetzt, es fehlt die Zeit des Probierens. Je näher der Messetermin rückt, desto hektischer werden die Vorbereitungen. Auf der Grundlage jahrelanger Erfahrungen gilt folgende Faustregel: Etwa drei Wochen vor Messebeginn sollte man Zeit für das Messetraining im Rahmen eines Traineeprogramms einplanen.

Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, sich professionelle Unterstützung bereits in einem Zeitraum bis zu einem halben Jahr vor der Messe zu holen und somit durch Inhouse-Einzelcoaching den Weg zum perfekten Messeauftritt mittelfristig und strategisch zu planen. Ein solches Vorgehen gilt in jedem Fall als fundierteste Herangehensweise. Professionelle Dienstleister bieten zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Messeauftritts Tagesseminare oder Einzelcoachings direkt im Unternehmen an. Dabei erhalten die Messeverantwortlichen das Know-how zum Thema Messeplanung. Das Standpersonal wird so auf kundenorientiertes Verhalten am Messestand und damit zur vorzeigbaren Visitenkarte des Unternehmens trainiert. ...

... Was den Messebesucher ärgert oder frustriert, ist für die Weiterbildungsbranche ein interessantes Geschäftsfeld. Training für das Standpersonal haben viele Anbieter im Programm - auch für Marion Goldmann, die sich vor fünf Jahren mit ihrer Agentur Message auf Training und Beratung im Bereich Messe spezialisiert hat. Der Bedarf, urteilt die Berlinerin, die zusätzlich die Frankfurter m+a-Akademie in der Hauptstadt vertritt, sei groß ...

... Die beste Vorbereitung nutzt nichts, wenn das Standpersonal zwar fachlich brillant, aber sozial inkompetent ist. „Der Stand kostet Hunderttausende, aber in das Training der Besetzung wird nichts investiert", klagt Marion Goldmann, Messe-Coach aus Berlin. Dabei wäre viel zu verbessern: Standbesucher werden in 70 Prozent aller Fälle ignoriert oder mit technischen Monologen überschüttet ...

Wer einen Messeauftritt dem Zufall überlässt, vergibt eine Chance, sein Unternehmen vorteilhaft zu präsentieren.
Mit Seminaren oder einem Messe-Inhouse-Coaching erhalten Unternehmen wertvolle Informationen und praktische Tipps für die optimale Vorbereitung. Im folgenden Beitrag erfahren Sie mehr über das Handwerkszeug, das Ihren Messeauftritt nachhaltig zum Erfolg führt.

... Ob Old- oder New-Economy, Groß- oder Mittelstandsunternehmen - alle brauchen das oft als traditionell und konservativ eingestufte Instrument Messe, um Produkte und Dienstleistungen medienwirksam zu positionieren und Kontakt zu Geschäftspartnern und potenziellen Kunden aufzubauen.

Von einer Messe bleibt dem Besucher der persönliche Kontakt in Erinnerung, positiv oder negativ. Deshalb will ein Messeauftritt gründlich geplant und vorbereitet sein. Nicht nur das Standpersonal sollte fachlich geschult auf die Messe geschickt werden, sondern auch das Management. Erfolgreiche Messeauftritte zeichnen sich durch eine perfekt geplante Vorbereitung und eine professionelle Umsetzung aus.

... Für Newcomer wie für Unternehmen, die schon viele Messen besucht haben, gilt: eine über das fachliche hinausgehende Schulung des Standpersonals ist höchst effizient. In der Regel sind die Kosten für eine Schulung im Verhältnis zu den Standkosten eher gering.

Das Trainee-Programm
Hier können Sie auf professionelle Dienstleister zurückgreifen. Diese sollten tatsächlich auch spezialisiert sein auf Messevorbereitung und -training. ...

1. Messe-Coaching
Hierbei erhalten ausstellende Unternehmen Beratung in Form eines Tagesseminars. Es richtet sich an alle, die für den Messeauftritt verantwortlich sind und gibt Support zu folgenden Themen:

• Mailingaktionen
  
• Pressearbeit
  
• Standgestaltung
• Produktpräsentation
• Zeitablaufplanung
• Kundenansprache
• Follow-up
  
  

2. Messe-Inhouse-Coaching
Beim Inhouse-Coaching bietet sich die Möglichkeit, das Messe-Team direkt im Unternehmen maßgeschneidert und individuell auf den Messeauftritt vorzubereiten. Jedem Messetraining geht ein intensives Vor-Ort-Briefing voraus.

Inhouse-Trainings für das Standpersonal
Für Unternehmen, die weniger Erfahrungen mit Messeauftritten haben, wird mit dem Standpersonal die Form der aktiven Ansprache trainiert unter Berücksichtigung der schmalen Gradwanderung zwischen direkter Ansprache und Aufdringlichkeit.

.... Dem Standpersonal werden wertvolle Tools zur Bewältigung bestimmter Aufgaben an die Hand gegeben. Zum Beispiel: Wie gebe ich dem Standbesucher auch beim Erstkontakt das Gefühl, nicht nur als potenzieller Kunde, sondern auch als Person am Stand und im Gespräch willkommen zu sein. Im Training werden alternative Fragen mit dem Ziel der erfolgreichen Kontaktaufnahme und der zielorientierten Gesprächsführung mit allen Mitarbeitern des Messeteams trainiert.

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Weiterhin wird der höfliche Gesprächsabschluss geübt. Es gibt neben dem potenziellen Kunden eine Palette weiterer Besuchertypen: der Spion, der gute Freund, der neue Mitarbeiter, der Schwätzer und andere mehr. Für alle Kategorien gilt - wenn auch differenziert - das Gespräch freundlich aber bestimmt und zügig zum positiven Abschluss zu bringen. Bei all diesen Themen wird nebenbei auch die persönliche und kommunikative Kompetenz der trainierten Mitarbeiter erweitert.

Es ist wichtig bei jedem Messeauftritt, das Messeteam in die Planung des Messeauftritts in wesentlichen Teilen mit einzubeziehen. Es wird hier bewusst von einem "Auftritt" gesprochen, denn darum handelt es sich. Das Standpersonal steht auf der Bühne und präsentiert mit dem Produkt oder der Dienstleistung unter anderem sich selbst. Beim Training lernen die Teilnehmer daher auch, sich selbst zu präsentieren. ...

Erfahrungen mit dem Messetraining
Egal, ob Modedesigner oder Softwareunternehmen, ob Kartographen oder Batterienhersteller, alle haben sie eins gemeinsam: das Ziel, auf der Messe erfolgreich und beachtet zu sein. So wurde zum Beispiel die Berliner Modedesignerin Christiane Wingenbach mit ihrer ersten Kollektion für den Messeauftritt bei der Prêt-à-Porter in Paris trainiert. In einem Messe-Inhouse-Coaching im Souterrain der Modeschöpferin wurden alle Aspekte dieses Messeauftrittes durchgesprochen und individuell auf die Bedürfnisse zugeschnitten. Bei der geringen Fläche des Messestandes wurde mit einem bescheidenen Budget ein Messeauftritt kreiert, der sich von den anderen Wettbewerbern abhob. Die Erwartung der Modedesignerin an diese Messe war in erster Linie, bekannt zu werden, die Bestellung der Kollektion zunächst sekundär. Frau Wingenbach: "Alle sagten mir, beim ersten Mal auf der Prêt-à-Porter bekommt man nie einen Auftrag!" Das Ergebnis des gut vorbereiteten Messeauftritts konnte sich sehen lassen: Sie bekam die Order ihrer Kollektion von einer Mailänder Boutique und war mit ihrem ersten Messeauftritt mehr als zufrieden. "Ohne die Unterstützung des Messetrainings wäre es sicher nicht so gelaufen!" konstatiert die Modedesignerin und stellt für sich die Bedeutung eines Messe-Coachings heraus.

Ähnlich war es bei dem ersten Messeauftritt des Musiksoftware-Unternehmens Ableton AG auf der Musikmesse NAMM in Kalifornien/USA. Frau Schmoranzer: "Viele gute Tipps erhielten wir durch ein Messe-Inhouse-Coaching. Es wurden Aspekte beleuchtet, die wir so gar nicht gesehen haben und an die wir in der hektischen Vorbereitungsphase nicht gedacht haben. So zum Beispiel vorher die Auslandshandelskammer und die Vertreter der deutschen Botschaft anzuschreiben und sie an den Messestand einzuladen. Oder aber alle wichtigen Papiere zu kopieren, um beim Verlust behördliche Schwierigkeiten zu minimieren. Und vieles mehr. Der Messeauftritt war für uns ein großer Erfolg, schließlich war die gesamte Musikwelt aus allen Ländern der Erde vertreten." So hat auch das Kartographie-Unternehmen Cartogis seinen festen Platz in der Branche gefunden. Gemeinsam wurde ein Konzept fär das Unternehmen entwickelt, sich mit geringem Budget auf der Messe Geobit in Leipzig vorzustellen. Ziel war es, sich bekannt zu machen und im Markt zu positionieren. Das Ergebnis hat die Erwartungen um Längen übertroffen. Die Inhaberin des Unternehmens Sabine Stengel: "Wir haben so viele Aufträge mit nach Hause nehmen können, wir mussten größere Räumlichkeiten beziehen und neue Mitarbeiter einstellen."

Nach der Messe ist vor der Messe
Jeder Messeauftritt sollte mit einer Kontrolle der Messeaktivitäten abschließen....

... Bei der Nachbereitung geht es um die Auswertung dieser Protokollbögen, Ergänzung der firmeneigenen Adressen- und Kontaktdatei, Erledigung der zugesagten Unterlagen und verschiedenes andere mehr.

Es geht aber auch darum, innerhalb des Messeteams eine Manöverkritik durchzuführen und somit den nächsten Messeauftritt besser zu gestalten. Soweit möglich, sollte auch die Wirtschaftlichkeit des Messeauftritts analysiert werden. Eine Kosten-Nutzen-Analyse oder auch Nutzwertanalyse können behilflich sein herauszufinden, ob die Messeziele auch erreicht werden konnten. Das Follow-up wird idealerweise von dem Coach moderiert, der auch das Trainee-Programm und/oder das Messe-Inhouse-Coaching durchgeführt hat.

Immer noch sind Messeauftritte ein sehr wichtiger Bestandteil des Marketing-Mix. Voraussetzung für einen erfolgreichen Messeauftritt ist allerdings, dass neben der fachlichen und produktbezogenen Kompetenz der Mitarbeiter rechtzeitig auch die persönliche und kommunikative Kompetenz messespezifisch geschult werden.
Einen Messeauftritt darf und sollte ein Unternehmen nicht nebenbei planen, denn: You never get a second chance, to make a first impression!

Auf der kommenden ITB werden sich die Aussteller wieder ein Kopf-an-Kopf-Rennen liefern: Wer hat den größten, teuersten Stand, die hübschesten Hostessen, das beste Essen? Noch ist Zeit, den eigentlichen Trumpf - das Personal am Stand - fit für die heißen Tage zu machen.

Messe-Training
Das klingt nach Arbeit. Und die wird gern verschoben - am besten, bis die Messe vorüber ist.
Prospekte fertig? Hotelzimmer reserviert? Abendprogramm gesichert?
Das hat Priorität vor der Frage, wer denn eigentlich wie am eigenen Stand präsent ist. Und damit ist ein Großteil eines möglichen Messe-Erfolges bereits vorher verschenkt. Denn nicht das Produkt steht - wie so viele meinen - im Vordergrund einer Messe, sondern der Mensch. Er vermittelt, erklärt, macht das nicht greifbare Produkt "Urlaub" erst lebendig.
Jeder Besucher erinnert sich an Personen, mit denen er gesprochen hat - egal ob auf höchster geschäftlicher Ebene oder beim Kunden-Gewinnspiel. Also ist auch klar, wer an einem Training teilnehmen sollte: Alle. Vom Vorstand bis zur Hostess. Jedes Gesicht, das ein potenzieller Kunde mit dem Unternehmen in Verbindung bringt.
Und selbst gestandene Manager können in ihrem Fachgebiet top, der Stress-Situation einer Messe jedoch nicht gewachsen sein.

Jeder Mitarbeiter auf dem Präsentierteller
Steht fest, welche Mitarbeiter zur Messe fahren, sollte eine firmeninterne Schulung für sie anberaumt werden.
Inhalt: Was ist überhaupt unser Produkt? Was wollen wir auf der Messe präsentieren?
Gerade hier sollten Hostessen mit einbezogen werden - sind sie es doch, die die Besucher in Empfang nehmen, Wartezeiten überbrücken müssen und Anfragen von Interessenten an den jeweiligen Fachmann weiterleiten.
Ist die Produktseite geklärt, geht es ans Eingemachte.

Das eigentliche Messe-Training legt man am besten in die Hände einer Agentur, die sich darauf spezialisiert hat (Adressen siehe Kasten). Aus fremdem Mund wird Kritik und Motivation bekanntlich eher angenommen als vom eigenen Chef.

"Messe-Training ist das härteste Verkaufstraining, das es gibt", stellt Marion Goldmann als erstes klar.
Sie schult seit drei Jahren Mitarbeiter für ihren Einsatz auf dem Präsentierteller.
Denn: "Auf der Messe verkaufen Sie sich selbst und Ihre komplette Persönlichkeit". Was auf den ersten Blick überzogen klingt, macht auf den zweiten Blick Sinn. Jede Messe ist eine Anhäufung von Verkaufsgesprächen. Selbst wenn - wie auf der ITB - kein Produkt vom Kunden erstanden wird, die spätere Reise wird hier vorbereitet. Auch bei Business-to-Business-Gesprächen geht es stets um das eine: Verkaufen. Nimm meine Destination mit ins Programm, arbeite mit mir als Mietwagenpartner, schicke deine Kunden in meine Hotels. So nimmt das Üben von Gesprächssituationen einen großen Teil der Schulung ein.

Mit offenen Fragen Wünsche erkennen
Grundsatz Nummer eins: Offene Fragen stellen.
Wer sich nach konkreten Wünschen seines potenziellen Kunden erkundigt, bekommt eher ein Feedback, als auf die Frage, ob denn Hilfe gewünscht sei. Also: Wie stellen Sie sich unsere Zusammenarbeit vor? An welchen Produkten haben Sie Interesse?
Lautet auf ein bloßes "Kann ich helfen" die Antwort "nein", ist der Interessent verschwunden, möglicher Umsatz futsch.

Aktives Zuhören ist die zweite Prämisse. Der Kunde sagt meistens, was er will, man muss ihn nur zu Wort kommen lassen. Häufiger Fehler auf Messen ist, das eigene, neue Produkt voll Eifer zu erklären - das Gegenüber möchte aber etwas ganz anderes. Mit Rollenspielen werden derlei Situationen in einer Schulung geprobt und auch auf Video aufgezeichnet.

Negativen Einwänden immer begegnen
Egal ob Endverbraucher oder Geschäftspartner, beide nutzen die Messe auch für Reklamationen. Schließlich steht man hier dem vermeintlichen Übeltäter Aug in Aug gegenüber. "Sofort separieren", lautet hier der Tipp von Trainerin Marion Goldmann. Kommt ein Kunde mit negativen Erlebnissen an den Stand, sollte er natürlich freundlich begrüßt werden, jedoch möglichst keine weitere Zuhörerschaft von anderen Interessenten bekommen. In einer ruhigen Ecke sollte man seinen Einwänden begegnen und versuchen, sie möglichst positiv umzumünzen. Beispielsweise so: Die Reiseleitung hat Ihnen also nicht zugesagt - mit dem Service sonst waren Sie aber zufrieden? Gegenfragen können ebenfalls Dinge ins Positive rücken: Wie hätte die Reiseleitung Ihrer Meinung nach reagieren sollen? Worin zeigt sich denn, ob ein Hotel gut ist?

Auch noch so scheinbar unangebrachte Reaktionen sollten zumindest äußerlich ernst genommen werden. Schließlich steht die Konkurrenz bei der Messe gleich nebenan. Besser also, einen reklamierenden Kunden versuchen zu halten, als ihn erbost zum Wettbewerber abwandern zu sehen.

... Messe-Trainer: Einstimmen und Motivieren für die ITB
Die hier erwähnten Trainer
Marion Goldmann, Agentur MESSAGE,
Telefon (030) 30 61 37 55 ....

Mit dem Seminar-Programm "Fit for Fair" bietet die BAO BERLIN International GmbH Unternehmern und Führungskräften die Chance, sich optimal auf eine Messe vorzubereiten.

Messen prägt vor allem der persönliche Kontakt, das Gespräch zwischen Besucher und Aussteller. Damit gewinnt die Qualifikation und Motivation des Messeteams besondere Bedeutung. Obwohl Messebesucher von ihren Gesprächspartnern in erster Linie fachliche Qualifikation und Branchenkenntnisse erwarten, sind ihnen aber gleichzeitig Freundlichkeit, Aufmerksamkeit und die Bereitschaft, auf spezifische Anliegen einzugehen nicht minder wichtig. In den Seminaren zur Messe-Vorbereitung erhalten Unternehmer praktische Tipps, umfassende Informationen und wirkungsvolle Instrumente für den professionellen Messeauftritt an die Hand.

Mitarbeiter als Erfolgsgaranten
Wie fit und motiviert die Messemannschaften ihre Aufgaben erfüllen, hängt in starkem Maße von der Vorbereitung des Standpersonals ab. Für BAO BERLIN schult die Messetrainerin Marion Goldmann das Verhalten am Messestand, damit das Team auf der Messe als überzeugender Repräsentant des Unternehmens auftreten kann.
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Am Sonnabend startet die IFA:
Veranstaltungstrainer bereiten das Standpersonal auf den Besucheransturm vor

"Schauen Sie acht bis zehn Stunden lang konsequent offen und freundlich" hat Marion Goldmann ganz oben auf einen gelben DIN-A-4 Bogen geschrieben. Wenn die Teilnehmer ihres Messetrainings jetzt losprusten, ist die Berlinerin zufrieden. Denn natürlich weiß sie, dass kein Mensch auf der Welt stundenlang nur lächeln kann. Doch Marion Goldmann will provozieren: entweder verdutzte Gesichter oder schallendes Gelächter, auf jeden Fall eine emotionale Reaktion. So muss es sein, denn: "Um ein Unternehmen im Stress einer Messe durchgängig attraktiv zu vertreten, müssen sich die Mitarbeiter zwischendurch entspannen. Am besten klappt das mit Lachen".

In sechs Tagen werden hunderte Messe-Hostessen wissen, wie recht die Messetrainerin damit hat. Dann öffnet die Internationale Funkausstellung 2001 ...
... wird dieses Standpersonal wesentlich über Erfolg oder Nichterfolg der teuren Messebeteiligung entscheiden. So jedenfalls sehen es die Aussteller. Deshalb haben sich die meisten nicht lumpen lassen und ihre Standcrew vorab bei einem Veranstaltungsprofi ins Training geschickt. Etwa bei Marion Goldmann.

Die gelernte Bürokauffrau, studierte Pädagogin und erprobte Veranstaltungsmanagerin weiß aus der Erfahrung ihrer Agenturarbeit, dass die Betreuung eines Messestands Knochenarbeit bedeutet. Die vielen do's und dont's bei der Begrüßung, Bewirtung und fachlichen Information der Besucher sind Anstrengung pur. Wer einen Messearbeitstag überstehen und auch noch an sechs, sieben oder acht Tagen einsetzbar bleiben will, muss nach Überzeugung Goldmanns "in jeder Beziehung fit sein". Sich nur das richtige - im wahrsten Sinne des Wortes "standfeste" - Schuhwerk zurechtzulegen, reicht deshalb kaum aus.

Zur professionellen Betreuung eines Messestandes gehört ein dicht geschnürtes Paket aus Fachwissen, Kondition und Persönlichkeit. Und die sollte kreativ sein. Marion Goldmanns Lieblingsbeispiel für eine Situation, die ohne Ideenreichtum unweigerlich mit einem Desaster enden würde: "Stellen Sie sich einen schlecht positionierten Messestand vor, ganz hinten in der Hallenecke. Was machen Sie?" Für Goldmann ist die Antwort klar: "Sie schnappen sich ein Fähnchen mit Firmenlogo, laufen durch die Halle und sprechen die Besucher mit der Frage an: Lieben Sie Überraschungen?" Nach Erfahrung der Messetrainerin folgen die Angesprochenen einer solch freundlichen Einladung ohne Zögern und freuen sich "wie Kinder" über jedes kleine Giveaway. "Ihr Ziel ist erreicht, der Kunde ist an Ihrem Stand."
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